「管理職」はマネジメントは長けていたとしても、人事評価に関しては苦手な方も多いはず。
よく管理職研修でもマネジメントやメンタルのケアなどは項目に入れているものの、人事評価の方法を研修項目に入れている企業はすくないと感じます。
人事評価がきちんと行われることで、人材育成にもつながります。
今回は、管理職が適切に人事評価ができるようにサポートする意義、そしてコツを考えていきます。
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なぜ管理職に人事評価面談の研修が必要なのか
管理職の中には、人事評価・面談は仕事の一部分として重要視していない方も多く散見します。
また人事部の方も、人事評価は管理職に任せていれば問題ないだろうと思われている方も多くいるのではないでしょうか。
ですが、管理職の大半は、人事部を経験したことがなく、人を評価したり面談するプロではありません。
どんなに人事制度を整備したところで、人事評価をする現場がうまく回せなかったら意味がありません。
最近では、大手でも管理職向けの人事評価研修をするサービスを提供しているところもあります。
例えば、SMBCコンサルティングでは、人事評価を人材育成に活用する意識を高め、ケーススタディを通じて、部下との信頼関係を構築する面談の進め方を学ぶ研修を行っています。
人事面談・人事評価のコツとは
人事面談や人事評価を行うにあたり、なぜ行うかを考えてみましょう。
人事面談・人事評価は、部下の評価だけではなく、適切な部署に人員配置をするための手段です。
また、面談やフィードバックの対応から、部下の育成支援も可能になります。
では、どのようにすれば、人事面談・人事評価を部下の育成支援に有効に活用できるのでしょうか。
人事面談で部下の能力を開花させる方法とは
人事面談では、YES・NOの回答ができる質問は避けるべきです。
質問としては、考えさせる質問が大事になってきます。
コーチングといいますが、質問に対して、「どうしてそのようなことをしたのか」「なんでその時思ったのか」といった質問をし、部下自身が考え答えを出させるように配慮します。
上司が正攻法を教えても、必ずしも部下にとっての正攻法ではなかったり、人に言われることは、身になりません。
そのため、人事面談を行う時は以下を実施するようにしてください。
人事評価で部下のモチベーションをアップさせるには
人事評価と聞くと、いい気分をする人は少ないのではないでしょうか。
部下にとっても、よく見せたいと思う方が多いはず。
そんな嫌煙される人事評価を有効活用することを考えてみます。
人事評価のフィードバック時に注意することは３点です。
評価結果の根拠を示す
評価結果を説明するにあたり、なぜこのような点数になったかの根拠を明確に説明するべきです。
「よかった」「悪かった」だけではなく、「前回よりも〇％下がっている」といった数字を明確に示したり、具体的にどのようなことを評価しているなどを伝えます。
相手に伝わらないと、改善を促すことはできず、評価結果によっては反発を招いてしまいます。
評価について、被評価者自身が認識する
管理職から提示した評価について、被評価者自身は「どう思うか」をヒアリングします。
本人が、不満を持っていたり、もっとできていたと考えている場合は、どのようにできていたかをヒアリングします。
コーチングの領域になってきますが、評価の差を調べ納得のいくように説明することで、被評価者自身に足りないところ伸ばすところを認識してもらいます。
評価から改善を促しながら、モチベーションアップさせる
被評価者自身に自身の評価を認識してもらったら、改善案を一緒に考えます。
「直すように」といっても、どのようにどうやって直せばいいのかわかりません。
それでは、モチベーションをさげるだけです。
一緒に改善するための目標を立て、そのためにどのようにすればいいのか、プロセスのスケジュールを考えます。
その際は、「いつまで、どのようにする」「何件アプローチする」といった行動目標を数字や具体例を入れながら作成します。
AIの人事評価を考える
最近では、人事評価にAIを活用しています。
AIを活用することで、管理職との人間関係や相性といった主観的評価がなくなります。
そのため、人事部としては、企業内で埋もれていた人材の発掘や選抜につながります。
株式会社ヒトラボジェイピーでは、昨年の５月に、AIを活用した人材評価ツール『マシンアセスメント・フォー・コンピテンシー・デベロップメント』を発表しました。
これは日本初のコンピテンシー評価ツールです。
これで人事評価にかける時間と費用は約10分の１になりました。
今まで、コンサルタントやコンサルティング会社に頼っていた企業は大幅に経費を削減できるようになりました。
この評価では、企業の中で対象の人材に対して、今まで成果をあげた行動をレポートしてもらい、AIがその行動を解析します。
それにより、どういったコンピテンシーがあればよいのかを判別します。
この判別は、５０人程度なら４～５日で納品が可能であり、人間がするよりもはるかに精密で速度がましています。
さて、コストも安く済むAIを人事評価に導入するべきなのでしょうか。
私は、人事部が整っているのであれば、活用してもよいと考えます。
この『マシンアセスメント・フォー・コンピテンシー・デベロップメント』を有効に使えるかどうかは、最終的には人事部の人材によります。
どんなに妥当な評価だとしても、その評価についてどう考えるか、どのように人事異動するかは結局、人事部の際は采配です。
そのため、人事制度（評価）や組織体系を確立している状態であれば、AIの人事評価ツールを導入しても有効に活用できるのではないでしょうか。
人事部は管理職にどのような研修を行うべきか
では、人事部は人事評価面談について、どのような管理職研修を行えばよいのでしょうか。
ポイントをまとめてみました。
人事評価・面談の意義を認識させる
冒頭に述べましたが、なぜ人事評価や面談が必要かの意義を管理職に認識してもらいます。
人事評価を、管理職にとって重要な仕事として認識してもらうことが大事です。
そのため、可能であれば、評価者会議を実施するのもひとつです。
ケーススタディから考える
実際にケーススタディーを検討します。
例えば、相性の悪い部下や、目標設定がうまくいかない部下にどのようにアプローチするかを考えたり、逆に自身が被評価者になった場合にどのような対応だといいかを考えてもらうといったことを実施します。
コーチング・目標設定・改善点の提案の仕方を教える
コーチングとは、対話を重ねることで対象者の目標達成を支援します。本人が気づいていない部分を提案し、自発的な行動促します。
これはただのテクニックだけでなく、日ごろの信頼関係が大事になります。
そのため、信頼関係の構築や場づくり、傾聴の仕方を合わせて研修に盛り込みます。
人材の定着を維持するためには中間管理職による1on1面談が必要不可欠であり、部下やチームメンバーの課題や悩みを引き出すために必ず実施する必要があります。ところが、管理職自身は1on1を受けたことがないために、どうしたら良いのかわからないという方は少なくありません。そんな悩みを抱えている管理職・職場リーダー向け人事テンプレート「1on1面談テンプレート」と「実践のための研修資料」を無料でダウンロードいただけます。
まとめ
人材を評価し、育成することは企業にとってとても大事なことです。
その最前線を担当しているのが現場の管理職ではないでしょうか。
妥当な評価が行われないと従業員の出世に影響するだけでなく、適切な人事の配置が難しくなります。
そのためにも、やはり人事部が率先して、人事評価面談を研修として指導するべきだと考えます。
管理職はどんなにマネジメントができても、人を評価することができるとはかぎりません。
人事部は制度設計だけでなく管理職のサポートも検討するべきでしょう。
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人事部のみなさんは、管理職に人事評価の方法を指導したことはありますか。